Coopération Intégration Canada

Au Service de la Collectivité

Adjoint(e) administratif(ve) (comblé)

Posted on May 14, 2020

Description

Coopération intégration Canada (CICAN) dont le mandat est Initier des actions concrètes, efficaces et rigoureuses permettant aux immigrants francophones et francophiles à surmonter les difficultés quotidiennes auxquelles ils font face et consolider la santé de la collectivité est à la recherche d’un adjoint administratif, poste relevant du directeur général.

Heures de travail: 30 h/semaine (14 jours de fermeture de bureau sans solde)

Heures de bureau: du lundi au vendredi de 9h00 à 16h00

Salaire: 18,00 $ à 20 $ de l’heure avec avantages sociaux.

Date limite pour postuler: 01 avril 2020

Date de début: 07 avril 2020

Processus de candidature: Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation par courriel à info@cican.ca.

Nous encourageons les candidatures de personnes qualifiées de tous les horizons, y compris les femmes, les membres des minorités visibles, les peuples autochtones et les personnes handicapées.

Nous remercions tous ceux qui expriment un intérêt pour cette opportunité d’emploi; cependant, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Résumé du poste

Relevant du directeur exécutif/coordonnateur de programme, le titulaire assiste le directeur exécutif dans ses tâches administratives; prépare la correspondance, les rapports, les déclarations et autres documents; exploite du matériel de bureau, répond aux téléphones et effectue des tâches de bureau/informatique conformément aux procédures établies.

Pour plus de détails, veuillez consulter la description de poste ci-dessous.

Connaissances, compétences et aptitudes requises

• Détenir un diplôme d’études collégiales de 3 ans en administration ou dans tout autre domaine.
• Être compétent dans l’utilisation d’applications logicielles telles que MS Word, PowerPoint, Excel, Outlook.
• Avoir une bonne expérience de l’utilisation de MS Access, MS Publisher et WordPress (logiciel d’édition de site Web) serait considérée comme un atout.
• Détenir excellentes compétences de communication en français et anglais (à l’oral et à l’écrit).
• Avoir des compétences de communication orale en arabe serait considérées comme un atout.
• Avoir au moins 1 an d’expérience de travail de bureau.
• Être très organisé et capable d’exécuter plusieurs tâches en tenant compte des priorités.
• Être capable de travailler de façon autonome et en équipe.
• Détenir d’excellentes capacités d’écoute et faire preuve d’empathie, de bon jugement, d’initiative et de responsabilité dans la communication avec des personnes de cultures diversifiées et avec des compétences limitées en français.
• Être créatif dans la résolution de problèmes.
• Avoir la volonté de participer aux événements de CICAN en dehors des heures de bureau dans le cadre des responsabilités de cet emploi.

Fonctions Principales

Nouvelles technologies:

• Entretien du matériel de bureau et informatique.
• Saisir les données et extraire les rapports de la base de données interne de CICAN (MSAccess) et de la base de données générée par le gouvernement (HART).
• Mettre à jour le site Web de CICAN (avec WordPress) et les sites de médias sociaux.

Relations publiques:

• Effectuer des tâches de réception: répondre aux appels téléphoniques, fournir des informations générales aux visiteurs, aux clients et au public, et aider avec les ressources de la bibliothèque.
• Aider au processus de jumelage client / bénévole – annoncer, recruter, prendre des références téléphoniques, maintenir des dossiers et des fichiers précis.
• Produire un bulletin d’information trimestriel après consultation avec des collègues.
• Rédiger des lettres standard, concevoir / adapter des formulaires et développer du matériel promotionnel (flyers, brochures, etc.).
• Répondre aux demandes de renseignements et aux demandes reçues par téléphone ou par courriel de clients potentiels, de bénévoles et du public, en dirigeant les individus / demandes de renseignements vers le membre du personnel ou l’organisme externe approprié.

Relié au bureau:

• Photocopier et rassembler des documents pour distribution, envoi et classement par courrier électronique, courrier et services de messagerie.
• Acheter des fournitures de bureau.
• Enregistrer les transactions de petite caisse, effectuer des dépôts bancaires, préparer et envoyer des chèques.
• Organiser les services de maintenance et les fournitures pour le matériel de bureau.
• Aider à la compilation d’informations pour les membres du conseil d’administration pour les propositions de subventions et à d’autres fins.
• Aider à la mise en place de salles de réunion pour le personnel et le conseil.
• Superviser l’entretien des bureaux partagés.
• Superviser le travail des bénévoles du bureau.
• Appui administratif au directeur exécutif.
• Prendre des références des apprenants.
• Saisir des informations dans la base de données.
• Examiner et mettre à jour la liste d’attente pour les correspondances potentielles.
• Inscrire de nouveaux étudiants au programme.

Autres:

• Volonté de participer à des événements spéciaux de CICAN en dehors des heures de bureau (par exemple, AGA, journée d’appréciation des bénévoles, retraite de bureau, événements de collecte de fonds et événements de Heartwood House, etc.).

NB: Des modifications pourraient être apportées au cours de l’exercice de ces tâches